Felgyorsult világunkban általános napirendi pont minden vállalat életében a hatékonyság növelése. Irodai környezetben folyamatosan próbáljuk optimalizálni a meetingeket, a folyamatokat, a szervezeti felépítést és megállás nélkül új módszerekkel kísérletezünk. Egyetlen egy dolgot tudunk nagyon nehezen elengedni, az pedig a munkaidő. Azonban sok vállalat esetében pont a munkaidőhöz való ragaszkodás gátolja a munkavállalókat, hogy csúcsteljesítményt tudjanak nyújtani.
A 8 órás munkarendet főként a gyártás és termeléshez alakították ki, ahol a gyártott termék volt az, ami a bevételt és a profitot termelte. Manapság az irodai munkák során a tudás és szellemi termék az, amit a cégek nagy része értékesít. Ezért fontos, hogy olyan környezetet és munkakörülményeket teremtsünk, ahol a munkavállók, akik a szellemi értéket adják, a legmagasabb szinten tudjanak teljesíteni. A 8 órás fix munkarend viszont nem segíti elő a hatékony szellemi munkát, sőt sok esetben gátolja.
Mindenki más környezetben tud hatékonyan dolgozni. Általánosságban elmondható, hogy az irodai környezet nem egy túl inspiratív tér. A modern open office-okban sokszor szimpla feladatokat is nehéz elvégezniük a munkavállalóknak az állandó zaj miatt. Arról nem is beszélve, hogy az ilyen irodák egyenesen ösztönzik azt, hogy strukturált feladatátadás helyett mindenki odaszaladjon a másikhoz „5 perces” kérésekkel. Ezek az apróságok nagyon könnyen ki tudják zökkenteni az éppen produktív fázisban levő embereket.
Ezért fontos, hogy teret adjunk a munkavállalóinknak. Ha úgy érzik, hogy a nekik kiadott feladatokat inkább egy kávézóban, otthon, vagy egy parkban végeznék el a laptopjukról, mert sokkal jobb minőségben és hatékonysággal tudják megcsinálni, akkor erre legyen lehetőségük. Ez nem jelenti azt, hogy home office-ba költözik mindenki, de lehet, hogy egy bizonyos feladat otthon elvégezve fele annyi időbe telik.
Maga a tény, hogy szeretjük az embereket munka közben látni arról árulkodik, hogy nem bízunk meg bennük és nem gondoljuk, hogy felelősségteljesen el tudják végezni azt a munkát, amiért valójában felvettük őket. Ezzel egy negatív üzenetet kommunikálunk feléjük tudat alatt és elindítunk egy bizalmatlansági kört, hiszen, ha mi nem bízunk bennük, ők miért bíznának meg bennünk? A bizalmatlanság pedig ösztönös védelmi reakciót vált ki mindenkiben.
A munkavállaló, aki úgy érzi, hogy nem bíznak benne, nincs biztonságban és ha nincs biztonságban, sokkal több energiát fog önmaga és a pozíciója védelmére fordítani, mint a tényleges munkára.
Az irodai munkák nagyrészt szellemi munkák, amelyek kreativitást, gondolkodást és legfőképpen problémamegoldó képességeket igényelnek. Az Y és még inkább a Z generáció már egy olyan világban nő fel, ahol ez a típusú gondolkodásmód az élet alapvető része. Azonban gondoljunk bele, hogyan tudná például egy grafikus hatékonyan végezni a munkáját, ha megmondjuk neki, hogy holnap 9-től 5-ig a laptopod előtt az irodában ülve kell kreatívnak lenned. A kreativitás nem így működik. A gondolkodás sem. Vannak emberek, akik a kora reggeli órákban a leghatékonyabbak, vannak, aki a késő esti órákban. Ezt elfogadva törekednünk kell arra, hogy mindenki a számára legproduktívabb időszakban végezhesse a munkáját, hiszen ez szolgálja leginkább a vállalat érdekeit és így fogja a csapatunk a legjobb teljesítményt nyújtani.
A fenti okok miatt különösen fontos, hogy elinduljanak a cégek a projekt alapú feladatkiosztáshoz és munkaszervezéshez. Ez azt jelenti, hogy minden feladat projektesített formában van kiadva – akár heti szinten előre tervezett módon. Az egyetlen fontos dolog a határidő. Ameddig a határidők be vannak tartva, addig lényegtelen, hogy ki, mikor, hol végzi el feladatait. Innentől kezdve egyáltalán nem szükséges az irodában 8 órát bent ülni, hiszen már bárhonnan és bármikor el lehet végezni a munkát.
Lehetséges, hogy a pénzügyesünk sokkal hatékonyabban tud otthonról dolgozni, mert őt zavarja az open office állandó zaja. Lehet, hogy a kreatív csapat egy óra alatt előrukkol az év kampányötletével, ha kiülnek kicsit a parkba beszélgetni. A grafikusunknak lehet jót tenne, ha egy kiállításon gyűjthetne inspirációt a következő projekthez. Ezek az apró példák tökéletesen szemléltetik, hogy mindenki máshogy és más környezetben tud maximális teljesítményt nyújtani, ezért fontos, hogy teret hagyjunk a munkavállalóinknak.
Természetesen ez nem azt jelenti, hogy egyből el kell hagyni a 8 órás munkarendet. Egy ilyen mértékű változáshoz idő kell és az új lehetőségek és folyamatok fokozatos implementálása.
Kezdő lépés lehet, ha a 8 órás munkarend helyett első körben csupán csak 4 órát szükséges mindenkinek bent töltenie az irodában. A másik 4 órával szabadon rendelkezhet a munkavállaló, hogy mikor és hol dolgozza le. Ehhez természetesen nagyon tudatos erőforrás menedzsment szükséges, hiszen a vezetők feladata megtalálni a kiadott munkák mennyiségével azt az egyensúlyt, ahol senki sincs annyira túlterhelve, hogy napi 12 órát dolgozik és senki sem tétlenkedik feladatok nélkül.
Egy biztos, a technika fejlődése, a munkakörök átalakulása és a társadalmi változások megkövetelik, hogy adaptálódjunk és átgondoljuk, hogy egy több, mint 200 éve kitalált rendszer valóban aktuális-e napjainkban.
Varga Gábor
Marketing specialista