Elképzelhető, hogy van egy feladatlistánk, ami segít priorizálni az aznapi teendőket, ráadásul motivál hogy haladjunk egyről a kettőre? Sokan azonban nem tudják elvégezni a listára felkerült feladatokat időben, és a legtöbbször azért, mert nem megfelelően használják azt!
Időt szakítunk az energiavámpírokra
Még ha a fenti kifejezésről korábban nem is hallottunk, biztos felismerjük kikről is van szó: ők azok akik az energiánkat fecsérlik azzal, hogy kizárólag saját magukra koncentrálnak és nem arra, hogy mi a jó a csapat szempontjából. A mi időnk és feladataink őket nem érdeklik, ráadásul rendszeresen kérnek segítséget időigényes feladatoknál, amelyek végül a mi to-do listánkon szerepelnek majd, annak ellenére, hogy nekünk semmi előnyünk nem származik azok végrehajtásából.
Megoldás
Könnyű. Amennyiben nem sürgős, eget rengető dologról van szó, akkor udvariasan utasítsuk vissza azzal, hogy szoros határidőink vannak és ezen a héten sajnos nem tudunk segíteni. Hogyha továbbra is nyaggat bennünket, akkor írjuk le, hogy jelenleg min dolgozunk, továbbá írjuk meg, hogy amennyiben sürgős dologról van szó, akkor megkérdezzük a vezetőt, hogy segítsen priorizálni a feladatokat.
Homályos feladatokat tüntetünk fel a listán
Egyszerűen megfogalmazva, minden olyan tételt szerepeltetünk a listán, aminek nem kéne ott lennie. Magába foglalja azokat a feladatokat, amikben bizonytalanok vagyunk, illetve a többlépcsős feladatokat is. Ezeknél a pontoknál megragadunk, megpróbálunk emlékezni, hogy pontosan mi is lenne a teendő, kinek kellene válaszolnunk, stb.
Megoldás
Konkrét, letisztázott feladatokat tüntessünk fel a listánkon. Legyenek a feladatok részletezve, mert ha a meetingen még emlékeztünk rá, délután 4 órára már nem biztos, hogy minden eszünkbe jut, mire a feladatra időt tudnánk szánni. Hogyha egy nagy projektről van szó, akkor érdemes kisebb alfeladatokra bontani.
Túl sok feladatot írunk fel a listára
Azzal, hogy a listánkra több feladatot írunk fel, mint amit reálisan el tudnánk végezni, így már eleve kudarcra ítéljük a napot, megakadályozzunk, hogy sikeresen időre be tudjuk fejezni a feladatainkat. Ráadásul a sok feladat még elősegíti a frusztrációt és a halogatást is, mivel nem fogjuk tudni eldönteni, hogy mihez is kezdjünk hozzá a feladatok láttán.
Megoldás
Limitáljuk, hogy egy napra hány feladatot írunk fel a listára, amit még időben el tudunk végezni. Válasszuk ki a legfontosabbakat, azokat amik miatt túlóráznunk kéne. Hogyan határozzuk meg melyek a legfontosabb elvégzendő feladataink? Ezek általában azok a tevékenységek, amelyek mérhetőek, valamint azok, amelyek hatással vannak egyéb projektekre is: például ha egy ilyet befejezünk, akkor tovább tud haladni a teljes projekt, csapat.
Megfeledkezünk a szünetről
Természetesen egy munkaadók számára ideális világban reggel 8-tól délután 5-ig dolgozunk megállás nélkül, de akkor még nem ettünk, nem voltunk a mosdóban és nem lettünk feszültek a folyamatos üléstől.
Megoldás
Mindegy mennyire vagyunk elfoglaltak, fontos, hogy bizonyos időközönként szünetet tartsunk, hogy újult erővel tudjuk folytatni a munkát. A szünetben sétálhatunk egyet az irodaház körül, vehetünk inni/enni valamit, vagy csak hasznos weboldalakat nézhetünk.
Nem számítunk váratlan megszakításokra
Végre szántunk időt rá, hogy átgondoljuk a legfontosabb feladatainkat, amiket fel is írtunk a listánkra, azonban időközben zaklatottá válunk. A munkánkat folyamatosan megszakítják a partneri, vagy kollégáktól jövő e-mail üzenetek, a vezetőnk érdeklődik egy feladat státuszáról, vagy hirtelen behívnak minket egy meetingre és még folytathatnánk a sort…
Megoldás
Hagyjunk néhány üres rést a feladatlistánkon az ilyen esetekre, így lesz időnk foglalkozni az ilyen váratlan előbukkanó feladatokkal is. A legrosszabb esetben nem kerül elő semmi sürgős és időben befejezhetjük a munkát.
Szabó Diána
Cvonline.hu
Az eredeti cikk a Mashable oldalán jelent meg.