Néhány nappal ezelőttig a home office rendszere választható volt a cégek számára, ezt a megoldást ma már a kialakult helyzet, a szükség szülte. Azoknál a cégeknél, ahol ez nem volt megszokott nem csak a munkaadókat, hanem a munkatársakat is felkészületlenül érte.
Győződjünk meg róla, hogy minden kommunikációs eszköz rendelkezésre áll, ha saját eszközt használnak a kollégák akkor azok nem elavultak, illetve mindenki tisztában van vele, hogy hogyan használja ezeket az eszközöket. Apróságnak tűnik, de időt kell szánni az új munkafolyamatok bevezetésére a hatékonyság fenntartása érdekében.
A fentieket továbbgondolva most még fontosabbá válik a hatékony munkaszervezés. A feladatok egyértelmű megfogalmazása és delegálása. A távolság nem csak földrajzilag, hanem a kommunikációban is megjelenik. A kollégák nem látnak-hallanak olyan információkat, amelyekből jobban megértik a "nagy képet". pontosan milyen funkciót lát el az új szerepkörük, milyen céljai vannak az új feladataiknak. Fontos, hogy értsék mit miért csinálnak, így számukra is könnyebb a munkavégzés.
Amennyire fontos, hogy a lényeges információk eljussanak az érintett munkatársakhoz, épp annyira kontraproduktív ha felesleges információkkal terheljük őket. Ha nincs igazán feladata egy-egy munkatársnak az e-mailben leírtakkal kapcsolatban, fontoljuk meg, hogy egyáltalán elküldjük-e neki. Ha mégis egy nagyobb csoport számára küldünk e-mailt, győződjünk meg róla, hogy a címzettek tisztában vannak vele, hogy pontosan mely feladatokért felelősek.
Most valóban mindenki úgy éli meg a helyzetet, hogy gyorsan kell cselekedni, mégis szükség van arra, hogy mindenkinek legyen némi ideje, hogy alkalmazkodjon az új helyzethez. Főként a kisgyermekes munkavállalók számára nagy kihívás a kényszer szülte home office, tetézve ezt az óvodák, iskolák bezárásával, illetve az élet egyéb területén felmerülő problémákkal. Nyilvánvalóan ez feszültséget, idegességet szül, ami miatt szükségük van most időre, hogy kialakítsák az otthoni munka- és házirendjüket. Ha már ezen sikeresen túljutnak és megnyugszanak, akkor hatékonyabban tudják a munkájukat végezni.
Előfordulhat, hogy ezeket a problémákat nem tudják végérvényesen megoldani. Bátorítsuk a munkatársakat arra, hogy osszák meg azokat a gondokat, amelyek kihatnak a munkavégzésre, valamint a megoldásra is tegyenek javaslatot. Elképzelhető, hogy ha ideiglenesen részmunkaidős állássá alakítjuk a munkakört, eredményesebb lesz a munkavégzés, munkahelyet, munkatársat tudunk megóvni, sőt esetleg új munkahelyet teremtünk. Figyeljünk oda a munkatársaink véleményére, jó meglátásaik vannak!
szerző: Pólyik Pál